Pracownik może wyrządzić pracodawcy ogromne szkody – to lekcja, którą wielu pracodawców przyswoiło sobie bardzo boleśnie.

Nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji skutkujące nałożeniem na pracodawcę wysokich kar; brak przekazania ważnych informacji innych pracowników na czas urlopu, prowadzący do trudności z realizacją ważnego kontraktu; wreszcie coś tak prozaicznego jak zniszczenie samochodu służbowego prowadzonego pod wpływem alkoholu – to tylko kilka przykładów z naszej praktyki, które pierwsze przychodzą na myśl.

Warto pamiętać, jakie są podstawowe zasady odpowiedzialności materialnej pracowników:

• Wysokość odszkodowania należnego pracodawcy od pracownika nie może przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.
• Reguła ta nie dotyczy wyrządzenia szkody przez pracownika umyślnie – za taką szkodę pracownik ponosi odpowiedzialność w pełnej wysokości.
• Reguła ta nie dotyczy także odpowiedzialności pracownika za mienie powierzone (pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, a także np. samochody służbowe, laptopy, telefony) – pracownik ponosi w takiej sytuacji pełną odpowiedzialność za szkodę powstałą w tym mieniu. Co istotne takie mienie niekoniecznie musi być mieniem pracodawcy, może też stanowić własność osoby trzeciej (jak w przypadku leasingowanego samochodu).
• Ostatnia zasada jest również bardzo istotna – jeśli pracownik przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych wyrządzi szkodę osobie trzeciej, za tę szkodę odpowiada wyłącznie pracodawca, który dopiero w kolejnym etapie może dochodzić odszkodowania od pracownika – z uwzględnieniem ograniczeń, które wskazałem powyżej (w tym trzykrotności wynagrodzenia jeśli szkoda została wyrządzona nieumyślnie).

Warto pamiętać zwłaszcza o odpowiedzialności za mienie powierzone – w tym właściwej dokumentacji powierzania pracownikowi mienia. Ważne jest, aby pracownik wyraził zgodę na przyjęcie odpowiedzialności za mienie powierzone, a także aby miał możliwość sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem. Umowa lub inny dokument (protokół, deklaracja) w formie pisemnej nie jest niezbędnym warunkiem odpowiedzialności za mienie powierzone, niemniej w praktyce stanowi bardzo istotny dowód.

Warto dbać o właściwą dokumentację mienia, z którego korzystają pracownicy – nie tylko w formie umów, czy protokołów ale także wprowadzenie chociażby odpowiednich regulaminów regulujących zasady korzystania przez pracowników z przedmiotów należących do pracodawcy.